Trame d’entretien professionnel et de parcours : modèle à copier

Un salarié vous demande où en est sa formation. Vous n’avez ni la date du dernier entretien, ni le compte rendu.

Voici un modèle d’entretien de parcours professionnel à copier, avec les dates à tenir. L’outil ci-dessus calcule ces dates pour chaque salarié à partir de sa date d’embauche.

Modèle d’entretien de parcours professionnel : les cinq thèmes légaux

L’entretien de parcours professionnel fait le point sur vos compétences, votre parcours et vos projets. Il concerne tous les salariés, quel que soit leur contrat ou leur temps de travail.

Formation : de quelles formations avez-vous besoin pour tenir votre poste, évoluer ou préparer un projet personnel ?

Évolution professionnelle : envisagez-vous une mobilité, une reconversion, une validation des acquis de l’expérience ou un bilan de compétences ?

Le modèle doit aussi aborder les abondements éventuels de l’employeur et le conseil en évolution professionnelle, ou CEP. Le CEP aide gratuitement le salarié à faire le point sur sa situation et ses projets.

La trame ci-dessous est directement copiable dans votre document d’entretien :

ENTRETIEN DE PARCOURS PROFESSIONNEL

• Salarié :
• Poste :
• Service :
• Date de l’entretien :
• Date du précédent entretien :
• Personne qui conduit l’entretien :

1. Compétences et qualifications

• Quelles compétences mobilisez-vous le plus souvent ?
• Quelles compétences avez-vous acquises depuis le dernier entretien ?
• Quelles qualifications utilisez-vous dans votre poste ?
• Quelles compétences devrez-vous renforcer ?
• Notes :
• Actions envisagées :

2. Parcours et situation professionnelle

• Quelles expériences vous ont le plus fait progresser ?
• Quelles missions souhaitez-vous continuer, élargir ou faire évoluer ?
• Comment percevez-vous l’évolution de votre métier ?
• Quelles perspectives d’emploi identifiez-vous dans l’entreprise ?
• Notes :
• Perspectives étudiées :

3. Besoins de formation

• Quelle formation vous aiderait dans votre poste actuel ?
• Quel projet professionnel souhaitez-vous préparer ?
• Quel format vous conviendrait : présentiel, distance ou situation de travail ?
• Quel calendrier semble réaliste ?
• Notes :
• Formation ou action à étudier :
• Responsable du suivi :
• Échéance :

4. Projet d’évolution

• Souhaitez-vous changer de poste, de métier ou de niveau de responsabilité ?
• Une mobilité interne vous intéresse-t-elle ?
• Une reconversion ou une certification répondrait-elle à votre projet ?
• Quels obstacles devez-vous lever ?
• Notes :
• Prochaines étapes :

5. Financement, abondement et CEP

• Avez-vous identifié un dispositif de financement pour une formation ?
• Un abondement de l’employeur serait-il nécessaire ?
• Souhaitez-vous être informé du CEP ?
• Une VAE ou un bilan de compétences mérite-t-il d’être étudié ?
• Notes :
• Informations remises :
• Décision prise :

6. Compte rendu

• Points abordés :
• Décisions :
• Actions :
• Personne responsable :
• Date de suivi :
• Observations du salarié :

Évitez les questions fermées, qui n’appellent que « oui » ou « non ». Préférez une formulation ouverte, comme « quelles compétences souhaitez-vous développer ? ». Elle fait émerger un projet concret.

Le calendrier des entretiens : première année, tous les 4 ans, état des lieux à 8 ans

Le premier entretien a lieu pendant la première année suivant l’embauche. Ensuite, vous proposez un entretien tous les quatre ans, sauf accord collectif plus favorable. Tous les huit ans, un état des lieux récapitulatif vient compléter l’entretien.

Pour utiliser l’outil, renseignez la date d’embauche. Vérifiez ensuite les périodes qui suspendent l’ancienneté. Le premier rendez-vous doit se tenir avant la fin de la première année.

Le premier état des lieux peut avoir lieu sept ans après le premier entretien. Ce délai évite un écart trop grand entre le premier rendez-vous et le premier bilan.

Le bilan de huit ans vérifie trois éléments :

• les entretiens prévus ont bien eu lieu
• le salarié a suivi au moins une action de formation
• il a acquis des éléments de certification ou bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle

La progression salariale peut être individuelle ou collective. La progression professionnelle comprend une évolution hiérarchique, une hausse des responsabilités ou une mobilité vers un autre métier.

Un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir une autre périodicité, à condition qu’elle ne dépasse pas quatre ans. Il peut aussi fixer d’autres modalités pour apprécier le parcours, ou des critères d’abondement plus favorables.

Dans les entreprises couvertes par un accord d’entreprise ou de branche qui adaptait l’ancien entretien professionnel, le passage aux nouvelles règles doit être fait au plus tard le 1er octobre 2026. Si vous avez encore en tête la règle « tous les 2 ans, bilan à 6 ans », elle n’est plus la bonne depuis la loi du 24 octobre 2025.

Trois exemples montrent comment calculer le calendrier à partir d’un événement précis :

• Embauche le 10 février de l’année en cours : premier entretien au plus tard le 9 février de l’année suivante, puis échéances quadriennales à partir de ce premier rendez-vous.
• Premier entretien le 15 juin de l’année en cours : entretien suivant au plus tard le 14 juin, quatre ans plus tard, et ainsi de suite.
• Ancienneté de huit ans atteinte le 20 novembre : état des lieux récapitulatif à cette date. Le tout premier peut avoir lieu dès sept ans après le premier entretien.

L’entretien au retour d’un congé ou d’une longue absence

Un entretien doit être proposé au retour de certaines absences. C’est le cas si vous n’avez eu aucun entretien de parcours professionnel dans les douze mois précédant la reprise. Ce rendez-vous s’ajoute au calendrier périodique.

Les congés liés à la parentalité sont les suivants :

• congé de maternité ;
• congé d’adoption ;
• congé supplémentaire de naissance ;
• congé parental d’éducation, à temps plein ou à temps partiel ;
• période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption.

Les autres situations concernées sont les suivantes :

• congé de proche aidant ;
• congé sabbatique ;
• période de mobilité volontaire sécurisée ;
• mandat syndical ;
• arrêt maladie de plus de six mois.

Vous pouvez demander que l’entretien se tienne avant la reprise. Cela aide à préparer le retour. C’est utile si le poste, les horaires ou les missions doivent changer.

Le rendez-vous de reprise ne remplace pas l’entretien périodique. Suivez les deux échéances séparément dans votre tableau de suivi. Conservez ensuite la date et le compte rendu de chaque entretien.

Les rendez-vous de mi-carrière et avant 60 ans

Les rendez-vous liés à la carrière s’ajoutent aux entretiens périodiques. Ils ont leur propre échéance. Un entretien général récent ne les remplace pas.

Entretien de mi-carrière

L’entretien de mi-carrière se tient dans les deux mois suivant la visite médicale de mi-carrière. Cette visite a lieu l’année des 45 ans, sauf si un accord de branche fixe une autre échéance.

La trame doit alors intégrer quatre sujets supplémentaires :

• l’adaptation ou l’aménagement des missions
• l’aménagement du poste de travail
• la prévention de l’usure professionnelle
• les souhaits de mobilité, de formation ou de reconversion

Vous pouvez demander : « Quelles contraintes de votre poste risquent de peser sur la suite de votre parcours ? » ou « Quel aménagement rendrait votre activité plus durable ? ».

L’employeur n’a pas accès aux données de santé du salarié. L’échange porte sur les mesures professionnelles utiles. Il ne porte ni sur le diagnostic ni sur le contenu médical de la visite.

Entretien dans les deux ans avant 60 ans

Un entretien a lieu dans les deux années qui précèdent les 60 ans du salarié. Il traite du maintien dans l’emploi et des solutions de transition.

La discussion peut porter sur un passage à temps partiel, une retraite progressive, une adaptation des missions ou une transmission des compétences. Elles dépendent de la situation du salarié.

Un entretien périodique peut donc être suivi d’un entretien de mi-carrière ou de fin de carrière. La date du dernier rendez-vous ne décale pas les échéances fixées par la loi.

Le compte rendu écrit, distinct de l’entretien annuel

L’employeur organise l’entretien pendant le temps de travail. Vous confiez la conduite à un supérieur hiérarchique ou à un représentant de la direction, sous votre responsabilité.

Votre compte rendu doit rappeler :

• la date de l’entretien
• l’identité du salarié et son poste
• la personne présente
• les principaux sujets abordés

Ajoutez ensuite les projets évoqués, les actions retenues, les responsables désignés et les dates de suivi.

Pour un état des lieux, ajoutez aussi :

• la vérification des entretiens réalisés
• les formations suivies
• les certifications obtenues
• les progressions salariales ou professionnelles constatées

Une copie du compte rendu est remise au salarié. Gardez le document accessible dans le temps : il servira de preuve lors du bilan de huit ans et pour le suivi des actions.

L’entretien de parcours professionnel ne sert pas à noter le salarié. L’entretien d’évaluation, lui, fait le point sur les objectifs, les résultats, les difficultés et les moyens de travail pour la période suivante.

Vous pouvez organiser les deux rendez-vous à des dates proches. Gardez pourtant deux documents et deux temps d’échange distincts. Mélanger performance et souhaits d’évolution brouille le dialogue.

Préparer et conduire l’entretien de parcours professionnel

Une trame seule ne suffit pas. Pour obtenir un échange concret, réunissez les informations du parcours, prévenez le salarié et préparez les sujets qui demandent une décision.

Préparer l’entretien

Avant la convocation, rassemblez :

• la fiche de poste
• les précédents comptes rendus
• les formations suivies et les certifications
• les changements de fonction et les mobilités

Vérifiez aussi la prochaine échéance du salarié.

Le salarié doit réfléchir à ses compétences, ses envies, ses besoins et ses contraintes. Envoyez-lui la trame à l’avance, avec la date, l’horaire et le lieu.

Dans les entreprises de moins de trois cents salariés, le salarié peut demander l’aide gratuite d’un conseiller en évolution professionnelle. Vous pouvez aussi solliciter votre opérateur de compétences.

La convocation doit dire qu’il s’agit d’un entretien de parcours professionnel. Ne le présentez pas comme un entretien d’objectifs ou de performance. Le salarié comprendra mieux l’enjeu.

Conduire et suivre l’échange

Commencez par rappeler le cadre. L’entretien se déroule sur le temps de travail et porte sur le parcours, les compétences, la formation et les projets. Cette clarification libère souvent la parole.

En pratique, suivez cet ordre :

1. les acquis et les compétences mobilisées
2. les changements du métier et du poste
3. les souhaits du salarié
4. les besoins de formation ou d’accompagnement
5. les actions, responsables et échéances

Une durée d’une à deux heures offre en général un cadre confortable. Le Code du travail n’impose pas de durée. Prévoyez un lieu calme, sans interruption, ou un échange à distance dans de bonnes conditions.

Chaque action doit avoir un responsable et une échéance. « Étudier une formation » reste vague. « Comparer deux formations et faire un retour au salarié avant le 15 mai » permet un vrai suivi.

Terminez par une reformulation des décisions. Le salarié doit savoir ce qui sera étudié, qui s’en charge et quand vous reviendrez vers lui. Remettez ensuite le compte rendu finalisé.

L’abondement correctif de 3 000 € : dans quels cas ?

L’abondement correctif concerne les entreprises d’au moins 50 salariés. Il s’applique si le salarié n’a pas eu les entretiens prévus. Il vise aussi l’absence d’une formation non obligatoire au moins, pendant la période examinée.

Conditions et montant

Les deux conditions sont cumulatives. Un entretien manquant ne suffit pas à lui seul. L’absence d’une formation non obligatoire non plus. Le contrôle porte sur les huit années du bilan.

Une formation est obligatoire lorsqu’elle conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction. Cela vient d’un texte légal, d’un règlement ou d’une convention internationale.

• Une formation imposée par l’employeur n’est pas automatiquement obligatoire au sens de cette règle.
• Une action de développement des compétences peut se faire en présentiel, à distance ou en situation de travail.

Aucune durée minimale n’est exigée, si l’action répond aux critères applicables.

Lorsque les conditions sont réunies, l’abondement correctif s’élève à 3 000 €. Ce montant s’applique au salarié à temps complet comme au salarié à temps partiel.

Régularisation et conséquences

L’employeur verse spontanément l’abondement. Il transmet à la Caisse des dépôts et consignations les informations utiles. Cela inclut l’identité du salarié, son identification et le montant concerné.

Le versement doit intervenir au plus tard le dernier jour du trimestre civil suivant la date de l’état des lieux. Pour un état des lieux réalisé en février, l’échéance tombe donc au dernier jour du trimestre suivant.

En cas d’absence de versement ou de versement insuffisant, l’employeur reçoit une mise en demeure.

Si la régularisation n’intervient pas, l’employeur verse au Trésor public l’insuffisance constatée, à laquelle s’ajoute une majoration.

Pour le détail de la réforme et des cas particuliers, lisez notre article sur les nouvelles règles de l’entretien de parcours professionnel. Un modèle ne suffit pas toujours : un manager qui n’a jamais mené cet échange le transforme vite en formulaire. Notre formation à la conduite de l’entretien annuel et professionnel prépare vos managers en une journée, sur vos propres trames.

Se former et aller plus loin

L’entretien de parcours est un exercice de management à part entière : il demande d’écouter, de questionner et de s’engager sur des suites concrètes. Pour vos managers qui le conduisent pour la première fois, la formation gérer une équipe pour managers débutants pose les bases. Pour ceux qui mènent déjà des entretiens difficiles (recadrage, motivation, développement), la formation à la conduite des entretiens managériaux va plus loin.

Les souhaits d’évolution qui ressortent de l’entretien trouvent souvent une réponse dans nos formations carrière et évolution professionnelle. Et pour l’ensemble des sujets d’encadrement, voyez nos formations management et leadership.

Questions fréquentes sur l’entretien de parcours professionnel

Quelle est la différence entre l’entretien annuel et l’entretien de parcours professionnel ?

L’entretien annuel passe en revue les objectifs, les résultats, les difficultés et les moyens de travail. L’entretien de parcours professionnel, lui, porte sur les compétences, la formation, le parcours et les souhaits d’évolution, sans évaluer le travail réalisé. Gardez donc deux documents et deux échanges distincts, même si vous les organisez à des dates proches.

Le salarié peut-il refuser l’entretien de parcours professionnel ?

L’obligation pèse sur l’employeur : c’est à lui d’organiser l’entretien et de pouvoir prouver qu’il l’a proposé. L’entretien a lieu sur le temps de travail. Si un salarié décline, gardez une trace écrite de la convocation et de sa réponse : c’est ce document qui comptera lors de l’état des lieux à 8 ans.

Que doit contenir l’état des lieux récapitulatif à 8 ans ?

Il vérifie que les entretiens prévus ont bien eu lieu sur les huit années, ainsi que les formations suivies. Il contrôle aussi les certifications acquises et les progressions salariales ou professionnelles. Une copie du compte rendu écrit est remise au salarié.

Faut-il un écrit après chaque entretien ?

Oui. Chaque entretien doit faire l’objet d’un document écrit qui reprend les échanges et les actions retenues, avec une copie remise au salarié. L’état des lieux demande lui aussi un compte rendu écrit, à conserver pour la suite du parcours.

Qui doit conduire l’entretien de parcours professionnel ?

L’entretien est conduit par un supérieur hiérarchique ou par un représentant de la direction. Vous restez responsable de son organisation, même si vous confiez sa réalisation à un manager. Choisissez une personne qui connaît le poste du salarié et qui peut prendre des engagements au nom de l’entreprise.