Formation Gérer la coordination logistique et technique d’un événement – Lieux événementiels

Module 1 : Préparer efficacement l’organisation logistique

Théorie : 

• Étapes clés de la préparation logistique
• Liste de contrôle des ressources matérielles et humaines
• Méthode rétroplanning et tableaux de bord événementiels
• Points de vigilance selon les types d’événements 

Mise en pratique :

• Création d’un rétroplanning type sur Google Sheets
• Co-construction d’un tableau de vérification logistique sur Miro
• Étude de cas : dysfonctionnement logistique à résoudre en sous-groupes 

Module 2 : Gérer les besoins techniques et prestataires

Théorie :

• Principes de base en son, lumière, vidéo, sécurité
• Normes et contraintes techniques pour lieux ERP
• Relation et coordination avec les prestataires techniques 

Mise en pratique :

• Lecture commentée d’un cahier des charges technique (PDF partagé)
• Diagnostic collaboratif via Google Docs d’un équipement type
• Jeu de rôle : validation d’une fiche technique en visio 

Module 3 : Coordonner les équipes et flux le jour J

Théorie :

• Répartition des rôles et briefing des équipes
• Méthodologie du briefing efficace (contenu, timing, support)
• Pilotage des flux clients, prestataires, matériels 

Mise en pratique :

• Simulation d’un briefing en sous-groupes sur Zoom
• Création collective d’un support de briefing opérationnel (Slides ou Canva)
• Élaboration d’un plan de circulation visuel sur Jamboard 

Module 4 : Gérer les imprévus et ajuster en temps réel

Théorie :

• Identification des risques techniques et humains
• Plan B / plan de crise : méthode et anticipation
• Outils de coordination en situation d’urgence 

Mise en pratique :

• Jeu de rôle : incident technique à résoudre en équipe (via scénarios partagés)
• Élaboration d’un protocole d’intervention d’urgence en équipe
• Débrief en plénière : retour d’expérience des groupes 

Synthèse et bilan de la formation

• Préparez et structurez l’organisation logistique et technique de vos événements grâce à des outils collaboratifs et des supports concrets.

• Apprenez à coordonner vos équipes et prestataires avec rigueur, tout en développant des réflexes pour gérer efficacement les imprévus.